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公文書「転記」の廃止と「複写」制限の緩和 @06955

1 2021/04/12 15:39 ID:40b
「転記」とは手書きで書き写すこと。
「複写」とはコピー機や写真でまるまる写しとることです。

現行法では、多くのケースで公文書の転記は合法、複写は違法となっています。
素人の自分が調べたところによると、これはインスタントカメラが出来た時の規定が根拠となっているらしいです。公文書の写真を持ち出すことは、公文書を持ち出すことと同じと見做されたとか。
一方、公文書を手で書き写したメモは、たとえ丸写しであっても、公文書自体ではないのでオッケーです。
 
この規定のせいで、公文書を頻繁に閲覧する業種では、いまだに日に何時間もかけて手書きで丸写し作業をしているのです!
複合コピー機の利用、スマホでの写真撮影は、NGとされることが多い。
多い……というのは、理解ある役所・事務所では備え付けのコピー機があったりするので。しかしそれもお目溢しをしているとか、特別扱いしているとか、そういう措置のようです。ただ自分で手元のファイルから写真を取れば済むところを、わざわざ職員に依頼して、10分あまり作業の手を占有して再発行を頼まねばならないこともあります。

あと手書きではミスがどうしても発生するので、やり直しなどによる社会コストも地味に高いし、手書きメモは後から事務所で打ち込んで清書・データ化する作業も発生しています。

とにかく閲覧可能な公文書については、手元のスマホでのコピーを可能にして欲しいです。
「転記」という区分が存在すること自体が今の時代おかしい。
2s.ogawa 2021/04/12 16:57 ID:7b5
公文書・行政文書もピンキリなので。一律で法定処理するのは難しいような。
今回の問題提起からは、何の文書がどんな法律(または慣習)で転記?を要請されているのか、実情が見えてこないのですよね。
3gentleyellow 2021/04/12 18:58 ID:40b
賛成
>>2
僕が業種的に見るのは建築土木関係の書類ですが、他のジャンルでも間違いなく同じことが起きているはずです。
例えば政治家のドキュメンタリーで「答弁に使う資料を得るために1日を転記に費やした」というエピソードを見たことがあります。
 
一律に扱われているのが問題というなら、むしろ現状が法的に公文書を一律に扱ってるんではないでしょうか?
「手書きだからオッケー」と「写真はコピーだからダメ」しか無い。手書きで持って帰ってワープロで同じ書類を作る、みたいなことをいい書類かどうか? そういう発想が法的に整備されてないのだと思います。
公文書が全て手書きだった時代はそれでよかったのでしょうが、もういい加減ダメでしょう。
4ほげ 2021/04/12 19:53 ID:d5d
公文書偽造の話を曲解している感じ。
5ANOHITO2 2021/04/12 20:41 ID:95a
これの話がありましたがさすがにどうかと思いましたね
www.google.com/..achi/choushuhyo-2370
6ほげ 2021/04/12 20:46 ID:d5d
>>5 あぁ成る程、公開を制限し複製を禁じている文書に対してその内容の同等性を客観的に保証できない転記であれば回避できると言う話なのか。
7ANOHITO2 2021/04/12 21:11 ID:95a
>>6
趣旨はそうかと思います。何系の情報かはわかりませんが……
あっていると思います。
8ほげ 2021/04/12 22:38 ID:d5d
>>3 > 僕が業種的に見るのは建築土木関係の書類ですが、

ちょっと調べた、指定建設業者に対する建設業許可申請書等の閲覧制度の話を見つけたのだけれど、これかな ?
建設業法なんかで定められて各自治体で閲覧を提供していると言う運用で、例えば埼玉県だと
www.pref.saitama.lg.jp/a1002/etsuran.html
> 閲覧書類の、スマートフォンやデジタルカメラ等による写真撮影は禁止します。
とある。

特に個人情報なんかが含まれている資料は閲覧できなくなったと言う改正が平成27年に行われたらしい。
www.pref.hokkaido.lg.jp/..0401etsuranseido.pdf
9s.ogawa 2021/04/13 01:27 ID:7b5
国会で見かける海苔が沢山貼られたというか黒く染まった公文書があるわけですが。
コピー禁止閲覧可能というのは、あの作業に人手を潤沢に回せないという、人的資源の問題がそれなりにあるように感じます。
今回の直接的解決策ではないのですが、黒消しというか海苔貼りというか。あの作業を自動化出来れば、世間に流通する公的性格の文章量が増えて、なおかつ公務員の残業時間は減るのではないでしょうか。同時に内部の権限による閲覧制限にも転用出来そうです。
公文書の電子管理手段として、デジタル省で万能黒消しアプリの開発を検討するのは、一つの選択肢としてありかもしれません。
10gentleyellow 2021/04/13 09:31 ID:40b
賛成
>>5 >>6 >>8
それです。ありがとうございます。
 
>>9
いいえ。実のところ、いま転記できている書類を、複写するために黒塗りにされたら困るわけです。住所や権利者など、個人情報が必要だから見ているわけですから。
それらの閲覧できる情報を持ち帰るのに手書きで移すしかない、という手間が我々の業務に負担となっているのであって、転記ができるんだから写真でのメモはオッケーなはずだろ、という感覚からくる提案となります。
11yuuka 2021/04/13 09:53 ID:a05
複写は、詐欺師に利用される恐れがあり危険、役所の証明や受理印など、役所が受け取っているからと有効性を主張された場合、現時点での有効性が有るわけでもないのに利用されてしまう恐れがあります。此のような主張をされる方の心根を心配せざるを得ません。
12s.ogawa 2021/04/13 10:11 ID:7b5
>>10
こういう事件が起きるので。全面開放は無理ですね。
リンク元のYahoo!ニュースが消失しているので概略転載。
住基台帳閲覧し母子家庭狙う、強制わいせつ男を再逮捕
・愛知県警捜査1課と西署などは9日、同県春日井市味美白山町、無職武藤誠被告を強制わいせつの疑いで再逮捕した。
県警は武藤被告の自宅から住民基本台帳を書き写した用紙などを押収した。その分析から県警は、武藤被告が役所で住民基本台帳を閲覧し、母子家庭などを探し当てては、留守を狙って十数件の犯行を繰り返していたとみている。
13便器株主 2021/04/13 18:33 ID:7fc
賛成
可能で、妥当性があるものから解放していけばいいと思います。

自分の経験ではこういうことがあります。PCが壊れ、前年度の確定申告のデータがなくなったので、前年度の株式譲渡損繰越額を確認するため税務署に行くことになりました。

署員立ち合いの元、メモをして申告しましたが、翌年、繰越額を間違え過少申告で罰金のようなものを取られました。繰越額と繰越年度の記入間違いが原因のようです。

今はマイナポータルから確認できますが、マイナンバーカードを提示して自分の税情報を見るのに、一旦申告されたものは税務署側の情報であるから写真撮影禁止という理屈はなかなか「お堅い」と思わざるを得ません。

電話もなかなか通じない、大行列の時期に、メモに立ち会う職員の手間も考えれば、ここは合理化できるのではないでしょうか。

できることからはじめればいいと思います。
14gentleyellow 2021/04/14 13:31 ID:40b
賛成
>>11 >>12

ニュースをよくご覧になってほしいんですけど、詐欺師は書き写した資料を使ってるんですよね。

「手書きであれば同一でないから詐欺師が使えない」という判断のもとで、こういう仕組みが今残ってるのは存じておりますが、最初に述べた通りそれはインスタントカメラと手書き書類の時代の判断です。
詐欺師が公文書使いたかったら、持って帰ったメモと家のword使って書類つくればいいし、なんの意味もない規定になってるはずです。
15yuuka 2021/04/14 14:59 ID:a05
複写物の原本には著作権など権利があるもの?、閲覧料で全てをコピーなど虫が良すぎるようにも?
貴方が資金を投じて作成した資料が無料で公開されてしまったらどのように思いますか?。
16gentleyellow 2021/04/14 15:15 ID:40b
賛成
あっ、なんか誤解を生んでるかもしれない。
なにも無制限に全部コピーさせろとかいう話ではない。
あくまでも、手書き可能ならコピー禁止は不合理やろ、です。
 
もしも持ち出されて困るならそもそも閲覧可能になっているべきではないし、閲覧や複写に資格や申請の厳格化もいるでしょうね。
17s.ogawa 2021/04/14 18:50 ID:7b5
反対
>>14
意見を保留してましたが。少し落ち着いて、ご意見を精査して考えてみました。決め手になったのは、提案者が第三者の個人情報を収集していると明言した部分です。破産者マップ事件が示しているように、官報で公示された情報であっても節度ある管理が、社会に求められる時代です。

非公開→閲覧可能→写しの交付可能→常時公開
こうした段階の中の閲覧可能について、写しの交付に相当する行為である写真による複製は、やはり禁止されてしかるべきです。
そしてデジタルベースの公文書管理においては、これらの区分が明確に設定される必要があるなと感じました。

閲覧可能と写しの交付可能の線引きは、前者の主目的は確認・後者の主目的は情報収集なのだろうと見受けます。
そう考えた場合にご希望に添うような制度設計の変更は難しい・行うべきでは無いと考えます。同時に、曖昧では無い明確な、法的線引きの必要性について考えさせられました。
18ほげ 2021/04/14 19:04 ID:d5d
>>17 > そう考えた場合にご希望に添うような制度設計の変更は難しい・行うべきでは無いと考えます。同時に、曖昧では無い明確な、法的線引きの必要性について考えさせられました。

問題の本質は、もし仮にこの提案での内容が実は行政文書の閲覧制限での転記を許容する制度によって二次的に当人の許諾を得ないまま個人情報が漏洩している事実を示しているのであればそれは大問題だよなとは思います。ただ、前述のように個人情報に配慮した制度改正もされているので現状どの程度の状況なのかは個人的には判断できません。

もし仮に、建築業で個人情報を集めるような業務が発生しているのであれば、それは個人情報取扱事業者となるので個人情報保護法に従う必要があるかと思うのですが、なんかこれ大丈夫か ? とは感じています。

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