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届出・申請書のイメージ保存の活用 @06464

1ジェム 2021/02/22 16:03 ID:f1d
先日、報道で届出書の誤廃棄のニュースが流れました。
7年保存の書類を5年に綴ったり、年度の変わり目前後の書類を綴り間違えるだけで容易に発生する事故で、
いつも口では気をつけると謝罪しますが、完全に防ぐのは困難です。
しかも、その誤廃棄によって何か具体的な不都合が生じたわけでもないというケースが多々あります。

添付書類の枚数がかさむような書類を除き、一枚提出で完結するような一般国民からの書類は
イメージ化し、永久・もしくは長期保存し、現物の保管期限は1年など短期間にして積極的に
廃棄してしまえば、冒頭に記したような事故は大幅に減るはずです。
書類ごとの複雑な保管期限の設定と、紙でのやたらと長い保管期間が行政文書の紛失・誤廃棄を産む原因です。
積極的にデジタル化しましょう!
2(V)o¥o(V) 2021/02/22 19:05 ID:53e
中立
一日の申請書ってどれくらいなのですかね。それなりのHDDなどが必要なのだろうなと。
それはさておき、本題です。

スキャン&OCRと同時に白黒tiff画像で申請書保存で良いかなと思う。
ただ、申請レイアウトの標準化などが必要かな。

 ①申請書をスキャナー読取り
 ②国のクラウド上のAI-OCRが自動文字認識
 ③基幹システム自動入力をする
 ④基幹システム台帳にOCR結果と申請画像が並び、
  目検チェックし、本保存。
  このときに申請画像もまとめて保存。
 ⑤夜間:クリーニング機能は保存切れになった申請画像を自動削除
 ⑥夜間:バックアップ

といいつつ、この案は住民の待ち時間が長くなるな、スキャナ何台いるのだろうかなどあるな。

結論的には、申請書もマイナポータルやWEB入力などからペーパレス!ワンストップ!と思ったので、中立とさせていただきます。m(__)m
(法律で申請書原紙の保管が必要なら法改正で!)
3ジェム 2021/02/22 19:37 ID:f1d
賛成
>>2 (V)o¥o(V)さん
私もマイナポータルやWEB入力などからペーパレス!ワンストップ!に大賛成なんですよ。それが一番です!ただ、それが紙とどちらかを選ぶかが「任意」である限り、みんなが自主的にそれを使うのを待ってたら数十年かかると思っての意見です。政府が「強制」を嫌がるんですよ…。やればいいのに政治的な反発を恐れて。
だから紙保存がかなり長期間残ることを前提の意見でした~
4UNZEN.JP 2021/02/22 19:50 ID:e15
賛成
>>2
私もペーパーレスだろうと思いましたが、経過措置ということで、デジタルに慣れさせるにはいいかもと思いました。
ただ完全にデジタル化した場合、その原本証明をきちんとしなければならないので、そこは考えどころかと。とりあえず紙で保管もありかと思いました。
世の中には高速スキャナというものもありますので。あれ、早いですよ。
5yuuka 2021/02/22 20:06 ID:a05
約束事で、口約束と契約書の間に電子書面がある?。どうすれば、契約書になるか?
6yuuka 2021/02/22 20:54 ID:a05
>>3 マイナポータルからマイページなど作製してそのなかで、電子署名文書の管理が個人的に出来れば良いのでは?。
7(V)o¥o(V) 2021/02/22 21:20 ID:53e
中立
>>3 ジェムさん

>それが紙とどちらかを選ぶかが「任意」である限り、
>みんなが自主的にそれを使うのを待ってたら数十年かかると
>思っての意見です。
(中略)
>だから紙保存がかなり長期間残ることを前提の意見でした~

背景などを聞いて納得&同じ思いなことを知ったので、賛成に回ります(笑)。


>政府が「強制」を嫌がるんですよ…。
>やればいいのに政治的な反発を恐れて。

マイナンバーなくても、住民票コードあるからいらない!と思っていたのですが、たしかパブリックコメントで別にしたんですよね。。
8yuuka 2021/02/22 21:28 ID:a05
ペーパーレスに出来るのに選択しない理由って
何?、自主管理出来ないから?
9UNZEN.JP 2021/02/22 21:35 ID:e15
賛成
>>7
さすがバルタン星人、カメレオン並みに色を変える宇宙忍者。次は分身の術を見せてくれ。

最近思うのは一部の業務をペーパーレスにしても、それはうまく行かないし、進んでいるところと遅れているところでちぐはぐになって返って不経済・非効率になりそうだな、ということです。
なのでやる時は一気に、全体をデジタル化しないといけないと思います。そのためにデジタル庁の幅広い権限と、実行力、旧弊破壊力が必要なのでしょう。
ただそれぞれの業務・部署で様々な問題があるので、こちらのサイトでその細部を公開して訴え、「一気のデジタル化」から取り残されないようにしないといけない、と思っています。

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